Pravilnik o zasebnosti

Spletno mesto www.birosistemi.si upravlja podjetje Birosistemi d.o.o. poslovne rešitve d.o.o. (v nadaljevanju: upravljavec). V tem dokumentu vas obveščamo o obdelavi vaših osebnih podatkov, ki jih zbiramo ob uporabi kontaktnega obrazca na naši spletni strani, v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 (GDPR) ter Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

1. Podatki o upravljavcu osebnih podatkov

• Naziv podjetja: Birosistemi, poslovne rešitve d.o.o.
• Naslov: Obrtniška ulica 11, 1370 Logatec, Slovenija
• Matična številka (MŠ): 6739148
• Davčna številka (DŠ): SI57518424
• E-poštni naslov: info@birosistemi.si
• Telefonska številka: 01 75 57 800

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO):

Glede na naravo in obseg obdelave osebnih podatkov upravljavec nima imenovane pooblaščene osebe za varstvo podatkov (DPO). Za vsa vprašanja s področja varstva vaših osebnih podatkov smo vam na voljo na e-naslovu info@birosistemi.si.

2. Katere osebne podatke zbiramo in nameni obdelave

Preko kontaktnega obrazca na spletni strani zbiramo naslednje podatke:

• Ime in priimek
• Naziv podjetja ali davčna številka podjetja
• Telefonska številka
• E-poštni naslov
• Zadeva povpraševanja
• Vsebina sporočila / povpraševanja (informacije o napravah Canon, ki vas zanimajo za nakup ali najem)

Namen obdelave:

Podatke obdelujemo izključno z namenom obdelave vašega povpraševanja, priprave neobvezujoče ponudbe ali informacij glede prodaje, najema ali servisa izdelkov ter storitev, ki jih ponujamo.

3. Pravna podlaga za obdelavo podatkov

Osebne podatke obdelujemo na podlagi:

1. Izvajanja ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe (točka (b) prvega odstavka 6. člena GDPR in 6. člen ZVOP-2) – ko nam pošljete povpraševanje, podatke obdelujemo, da vam pripravimo ponudbo ali odgovorimo na vaše vprašanje.
2. Zakonitega interesa upravljavca (točka (f) prvega odstavka 6. člena GDPR) – za namen osnovne B2B komunikacije in vodenja poslovnih stikov s podjetji ter poslovnimi subjekti.

4. Obveznost ali prostovoljnost posredovanja podatkov

Posredovanje navedenih podatkov v kontaktnem obrazcu je prostovoljno. Vendar pa so ti podatki potrebni za obdelavo vašega povpraševanja. Če zahtevanih podatkov (Ime, Priimek, E-pošta, Telefon ali vsebina povpraševanja) ne posredujete, vam ne bomo mogli pripraviti ustrezne ponudbe oz. odgovoriti na vaše povpraševanje glede naprav Canon.

5. Obdobje hrambe osebnih podatkov

Podatke, pridobljene preko kontaktnega obrazca, hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena, zaradi katerega so bili zbrani:

• Podatke o povpraševanjih hranimo do zaključitve komunikacije oziroma ponudbenega postopka.
• V kolikor na podlagi povpraševanja pride do sklenitve pogodbe ali poslovnega razmerja, se podatki hranijo v skladu z veljavno zakonodajo (npr. davčni podatki in izdani računi se hranijo 10 let po Zakonu o davčnem postopku).

6. Uporabniki osebnih podatkov in prenos v tretje države

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo, ne dajemo v najem in jih ne posredujemo tretjim osebam za namene trženja.

Do podatkov imajo dostop le:

• Pooblaščeni zaposleni v našem podjetju.
• Pogodbeni obdelovalci podatkov, ki nam nudijo tehnične storitve (npr. ponudnik spletnega gostovanja, vzdrževalec spletne strani ali ponudnik e-poštnih storitev), s katerimi imamo sklenjene ustrezne pogodbe o obdelavi osebnih podatkov.

Prenos v tretje države: Osebnih podatkov ne prenašamo v tretje države (zunaj Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora) ali mednarodne organizacije.

7. Avtomatizirano sprejemanje odločitev in profiliranje

Upravljavec pri obdelavi osebnih podatkov ne izvaja avtomatiziranega sprejemanja odločitev in ne oblikuje profilov posameznikov.

8. Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu z GDPR in ZVOP-2 imate glede svojih osebnih podatkov naslednje pravice:

• Pravica do dostopa do podatkov (15. člen GDPR): Pravica do potrditve, ali obdelujemo vaše podatke, ter vpogleda v te podatke.
• Pravica do popravka ali dopolnitve (16. člen GDPR): Pravica do popravka netočnih ali dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov.
• Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«) (17. člen GDPR): Pravica do izbrisa podatkov, če ti niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani, ali če ne obstaja več zakonita podlaga za hrambo.
• Pravica do omejitve obdelave (18. člen GDPR): Pravica do zaustavitve obdelave pod pogoji, ki jih določa zakonodaja.
• Pravica do prenosljivosti podatkov (20. člen GDPR): Pravica do prejema podatkov v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.
• Pravica do ugovora (21. člen GDPR): Pravica do ugovora obdelavi podatkov, ki temelji na zakonitem interesu.

Za uveljavljanje katerokoli od navedenih pravic nam pošljite pisno zahtevo na e-naslov: info@birosistemi.si ali po pošti na naslov podjetja. Na vašo zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu po prejemu zahteve.

9. Pravica do pritožbe pri nadzornem organu in sodno varstvo

Če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši veljavno zakonodajo o varstvu podatkov (GDPR ali ZVOP-2), imate pravico:

1. Vložiti pritožbo pri nadzornemu organu v RS:
   • Informacijski pooblaščenec RS
   • Naslov: Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana
   • Telefon: 01 230 97 30
   • E-pošta: gp.ip@ip-rs.si
   • Spletna stran: www.ip-rs.si
2. Sodno varstvo (po ZVOP-2): V skladu z ZVOP-2 ima posameznik pravico uveljavljati sodno varstvo svojih pravic z vložitvijo tožbe pred pristojnim Upravnim sodiščem Republike Slovenije.

10. Spremembe politike zasebnosti

Upravljavec si pridržuje pravico do posodobitve te Politike zasebnosti ob spremembah zakonodaje ali spremembah v načinu delovanja spletne strani. Vsaka sprememba bo objavljena na tej spletni strani z navedenim datumom zadnje spremembe.

Velja od: [01.01.2026]